alterBIT presenta Fleet Management, la soluzione per la gestione centralizzata del parco veicoli aziendale. Veicoli, contratti, scadenze, chilometri, sanzioni e costi passano da fogli Excel e promemoria manuali a un'unica piattaforma web, accessibile con l'account Microsoft aziendale.
Il problema
Gestire una flotta aziendale è più complesso di quanto sembri:
- contratti di noleggio a lungo termine con km contrattuali, tolleranze e costi per i km in eccesso;
- assicurazioni, bolli, revisioni e tagliandi che scadono senza preavviso;
- chilometri effettivi da raccogliere dai dipendenti per evitare sorprese a fine contratto;
- verbali da registrare, pagare o contestare;
- costi reali difficili da ricondurre al gestionale.
Cosa puoi fare
Anagrafica veicoli completa. Scheda tecnica di ogni veicolo, distinzione tra mezzi di proprietà e a noleggio, carte carburante, Telepass e badge pedaggi, stato del veicolo, assegnazione per reparto e storico dei chilometraggi.
Contratti di noleggio sotto controllo. Canone, km contrattuali, tolleranze, franchigie e servizi inclusi per ogni contratto, con una vista dedicata ai contratti in scadenza nei prossimi 90 giorni.
Assegnazioni ai dipendenti. Ogni veicolo è collegato al dipendente con date e chilometri di consegna e riconsegna; lo storico ricostruisce l'intera vita del veicolo.
Sanzioni e verbali. Date di violazione, notifica e scadenza, importi originali, scontati e pagati, stato della contestazione, conducente e PDF del verbale, con il totale degli importi ancora da saldare.
Documenti. Polizze, libretti e altri documenti archiviati per veicolo e per dipendente.
Nessuna scadenza dimenticata
Fleet Management controlla ogni giorno sei tipi di scadenza: assicurazione RCA, bollo, revisione, tagliando, scadenza del contratto di noleggio e raccolta dei chilometri. Per ciascuna scegli con quanti giorni di anticipo essere avvisato; il sistema invia notifiche nell'applicazione e via email ai responsabili. Una volta eseguito il rinnovo o la manutenzione, la scadenza si chiude con data, costo effettivo e note.
Chilometri raccolti dai dipendenti
Ogni trimestre i dipendenti assegnatari ricevono un'email di richiesta dei chilometri e li inseriscono da un portale self-service; il responsabile della flotta approva o rifiuta la rilevazione. I dati alimentano il confronto tra km effettivi e km contrattuali, con la proiezione a fine contratto: puoi intervenire prima di pagare i km in eccesso.
Costi da Mago4 e MagoWeb
Per chi usa Mago4 o MagoWeb, Fleet Management legge commesse e movimenti di costo dal gestionale: associ ogni veicolo a una commessa e ottieni il riepilogo dei costi per veicolo, filtrabile per periodo ed esportabile in Excel per il controllo di gestione.
Per chi è pensato
- aziende con flotte miste, di proprietà e a noleggio;
- uffici amministrazione e HR che gestiscono assegnazioni e documenti;
- responsabili della flotta che devono seguire km, scadenze e costi;
- aziende che usano Mago e vogliono i costi della flotta nell'analisi gestionale.
Disponibilità
Fleet Management è disponibile su richiesta [DA VERIFICARE: modalità di installazione, presso il cliente o in hosting]. Per vederlo con i dati della tua flotta richiedi una demo o scrivi a info@alterbit.it.